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Persönliche Daten am Gastronomie-Empfangstresen – was gibt es zu beachten?

Vor allem die Gastronomie hatte unter den Beschränkungen der Covid-19 Pandemie zu leiden. Nachdem nun Restaurantbesuche wieder gestattet sind, müssen hier die Daten aller Restaurantbesucher erfasst werden.

Beim Restaurantbesuch mit Geschäftspartnern, Freunden oder der Familie werden vor dem Betreten des Gastrobereichs persönliche Daten erfasst. Die Art der Datenerfassung sowie der Umgang mit diesen Daten wird von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich gehandhabt. Mit der Datenerhebung, wie sie in einigen Bundesländern gesetzlich gefordert ist, soll gewährleistet werden, dass im Falle einer nachweislichen Infektionswelle im betreffenden Restaurant sämtliche Gäste informiert werden, die am vermutlichen Infektionstag auf der Gästeliste standen. Eine Übersicht der Landesverordnungen ist auf der Webseite das Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes (DEHOGA) veröffentlicht. Für ein Essen mit Geschäftspartnern sollten Sie diese natürlich darüber aufklären, dass deren Daten vom Gastronomiebetrieb erfasst und gespeichert werden. Idealerweise übernehmen Sie die Datenübermittlung bereits bei der Reservierung und informieren Ihre Gäste darüber. Das heißt, Sie müssen jeden Gast darüber informieren, dass Sie ihn namentlich und mit Rufnummer im Restaurant registrieren, um das langwierige Prozedere am Restauranteingang zu vermeiden. Der gastgebende Wirt hat dann allerdings noch die Pflicht, jeden auf der Gästeliste gemeldeten Gast per Ausweiskontrolle zu identifizieren.

Essen mit Geschäftspartnern unter aktuellen Gastroauflagen

Als verantwortungsvoller Gastgeber müssen Sie beim Betreten des Restaurants dafür Sorge tragen, Ihre Gäste bestmöglich vor einer Infektion zu schützen. Darüber hinaus sollten Sie auch ein Auge darauf haben, dass mit den Daten Ihrer Gäste verantwortungsbewusst verfahren wird. Darum klären Sie idealerweise vor dem Besuch des Restaurants, wie genau die Prozedur der Registrierung abläuft und wie mit den erhobenen persönlichen Daten verfahren wird. Fakt ist: Der Wirt ist verpflichtet, Namen und Telefonnummern zu erfassen. Meist geschieht dies in den meisten Gastronomiebetrieben mit einer Liste, die im Eingangsbereich des Restaurants ausliegt und in die sich jeder Gast eintragen soll. Hier kommt bereits ein wichtiger gesundheitlicher Aspekt zum Tragen. Seitens des Restaurants sollte dafür gesorgt sein, dass die Eintragung der persönlichen Daten mit einem desinfizierten Schreibgerät vonstattengeht. Idealerweise stellt das Restaurant dazu ausschließlich desinfizierte Kugelschreiber zur Einmalnutzung zur Verfügung.

Diese Listenvariante ist leider sehr gebräuchlich, aber datenschutzrechtlich unzureichend. Bleibt die Liste unbeobachtet, ließe sie sich so schnell mit dem Handy abfotografieren. Viel besser ist es, wenn der Wirt glaubhaft versichert, dass nur für den Empfang autorisierte Mitarbeiter Zugang zur Gästeliste haben und die Liste vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Idealerweise führt der für den Empfang abgestellte Angestellte die Liste selbst, das minimiert das oben genannte Infektionsrisiko durchs Schreibgerät und sorgt für ausreichenden Schutz der Liste durch Unbefugte. Die Ideallösung ist die Verwendung eines Musterformulars des BayLDA, das am 25. Mai veröffentlicht wurde – dies stellt eine datenschutzkonforme Möglichkeit dar, die Daten von Gastro-Besuchern zu erfassen.

Wie lange dürfen die Gästedaten gespeichert werden?

Hierzu ist die durchschnittliche Inkubationszeit maßgebend. Wissenschaftler haben sie auf etwa vier Wochen taxiert – so lange müssen die Gästedaten also rückverfolgbar sein. Entsprechend sollte der Gastronom darauf hinweisen, dass er die erhobenen Daten nach Ablauf von vier Wochen nach dem Geschäftsessen „ordnungsgemäß“ löscht. Damit ist eine sorgfältige Löschung der Daten gemeint, die darüber hinausgehen sollte, die handschriftlichen Listen nach Ablauf der vier Wochen in der Papiertonne zu entsorgen. Professionell und absolut datenschutzkonform lässt sich dies mit einem herkömmlichen Büro-Aktenvernichter bewerkstelligen.

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Hier bloggt die Redaktion Datenschutz & Datensicherheit des Verlags Mensch und Medien.