Was ist für den Datenschutz von Bewerbern unerlässlich?

Eine Bewerbung ist aus Datenschutzsicht ein sensibler Datensatz. Denn er enthält haufenweise personenbezogene Daten, die mit Sorgfalt und Expertise behandelt werden müssen.

Große Freude herrscht angesichts enger Personalressourcen in Unternehmen, wenn auf eine ausgeschriebene Stelle die ersten Bewerbungen ins Haus flattern. Neben der Freude sollte dann aber auch zugleich Sorgfalt an den Tag gelegt werden, denn mit dem Bewerbungseingang gilt es, die Daten mit der gebotenen Ernsthaftigkeit aufzunehmen und weiterzuverarbeiten. Der Datenschutzprozess setzt genau genommen schon bei der Stellenausschreibung an. Denn schon in dieser sollte bereits ein deutlicher Hinweis auf die Unternehmens-Datenschutzerklärung enthalten sein.

Sobald die Unterlagen dann auf elektronischem oder analogem Weg im Unternehmen eintreffen, muss der Datenschutzprozess lückenlos funktionieren. Denn die „Weiterverarbeitung“ der vom Bewerber zur Verfügung gestellten Daten erfolgt unmittelbar. Kommen die Unterlagen per Post, so müssen sie ohne Umwege zum zuständigen Mitarbeiter gelangen. Die Bewerbung sollte also auf keinen Fall tagelang im offen zugänglichen Postfach liegen. Bei Eingang per E-Mail muss dafür gesorgt werden, dass die E-Mail sofort an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wird. Kam sie über ein info@-Postfach herein, sollte sie aus diesem sofort gelöscht werden, sobald die Weiterleitung erfolgt ist.

Beachtung der Pflichten zur Information

Gleich im ersten Austausch mit dem Bewerber sollte der Informationspflicht nachgekommen werden. Der Unterlagenversender hat ja ein Recht darauf, genau davon in Kenntnis gesetzt zu werden, wie nun mit seinen personenbezogenen Daten verfahren wird. Das sollte ihm unmittelbar mitgeteilt werden, und zwar unter Berücksichtigung der folgenden Punkte:

• exakte Benennung des im Unternehmen Zuständigen
• Recht auf Beschwerde und Löschung der Daten
• Zweck und Dauer der Datenverarbeitung
• Rechtsgrundlage und Dauer der Datenspeicherung

Initiativbewerbungen verdienen übrigens besondere Beachtung. Denn oft gehen die über eine ganz allgemeine Sammel-E-Mail-Adresse ein. Problem: Diesen E-Mail-Posteingang können in der Regel mehrere Mitarbeiter einsehen. Ist dies der Fall, muss das Unternehmen sicherstellen, dass diese Daten nicht in beliebig viele Hände geraten. Es ist also dafür Sorge zu tragen, dass Mitarbeiter, die Zugang zum allgemeinen Postfach haben, eine Bewerbung ohne zeitliche Verzögerung an die zuständige Abteilung oder eine zuständige Person weiterleiten und das Postfach dann sofort leeren. Idealerweise richtet das Unternehmen eine E-Mail-Adresse für Initiativ-Bewerbungen ein, auf die nur die zuständigen Personen Zugriff haben.

Wie wird sinnvollerweise gelöscht?

Erfahrungsgemäß nehmen Bewerbungsverfahren ja mehrere Wochen oder Monate an Zeit in Anspruch. Während dieser ganzen Zeitspann muss das Unternehmen die Daten der Bewerber auf die Stelle natürlich speichern und vorhalten. Wenn dann einer der Bewerber ausgewählt wurde, um die Stelle zu besetzen, haben alle übrigen, die nicht zum Zuge gekommen sind, theoretisch sofort ein Recht auf Löschung ihrer Daten. Allerdings ist es üblich, Bewerberdaten auch noch über den Zeitraum des Auswahlprozesses hinaus zu behalten. Denn einerseits ist es ja denkbar, dass schon bald eine ähnliche Stelle zu besetzen ist, auf die der Bewerber ebenfalls passen würde. Andererseits hat der Bewerber natürlich bis zu zwei Monate nach der Stellenvergabe ein Recht darauf, gegen die Vergabe des Jobs vorzugehen, beispielsweise weil er hinter seinem Ablehnungsbescheid eine ungerechte Behandlung vermutet und dies gerichtlich überprüfen lassen möchte. Daher hat es sich bewährt, Bewerberunterlagen bis zu sechs Monate nach der Stellenvergabe zu speichern und sie erst nach Ablauf dieser Frist endgültig zu löschen.

Social-Media-Plattformen: keine offizielle Infoquelle für HR-Mitarbeiter

Personalverantwortliche schätzen meist die vielen zusätzlichen Infos zu ihren Bewerbern, die dieses freiwillig auf Social-Media-Kanälen veröffentlichen. Beschränkt sich diese Informationsgewinnung auf offizielle Jobportale wie Xing oder LinkedIn, darf das auch ganz offiziell in die Bewertung mit einfließen. Denn schließlich nutzt der Bewerber ja offen einsehbare Jobportale, um sich entsprechend und professionell in Szene zu setzen – nicht nur für das Unternehmen, das sich gerade mit seiner Bewerbung befasst. Recherchiert ein Entscheider über die Stellenbesetzung allerdings in rein privaten Netzwerken, wie Facebook, darf hier nicht jede Information in den Entscheidungsprozess einfließen. Denn private Netzwerkbetätigung unterliegt unter Umständen Schutzrechten, auf die der Bewerber pochen darf.