Wie Sie die Datenschutzerklärung Ihrer Praxis auf den neuesten Stand bringen

Ein Patient klickt auf Ihrer Website den Menüpunkt „Kontakt“, füllt ein Formular aus, übermittelt Symptome – und gibt dabei weit mehr Daten preis, als viele vermuten. Was für Arztpraxen im digitalen Alltag längst Routine ist, erfordert auch auf der Webseite eine saubere, rechtskonforme Grundlage. Doch viele Datenschutzerklärungen auf Praxiswebseiten sind veraltet, lückenhaft oder zu allgemein formuliert.

Die auf dieser Seite vorgestellte Checkliste zeigt, wie Sie die Erklärung Schritt für Schritt auf Vordermann bringen – und welche Fehler Sie dabei unbedingt vermeiden sollten.

Warum eine rechtskonforme Datenschutzerklärung für Praxen unverzichtbar ist

Sobald Sie eine Praxis-Website betreiben, verarbeiten Sie personenbezogene Daten – zum Beispiel IP-Adressen, Standortinformationen oder Angaben aus einem Kontaktformular. Damit greifen gleich mehrere gesetzliche Vorgaben:

• die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO),
• das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) und
• seit Mitte 2025 zusätzlich das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG).

Fehlt eine rechtssichere Datenschutzerklärung, drohen nicht nur Abmahnungen, sondern auch ein spürbarer Vertrauensverlust bei Patientinnen und Patienten.

Die Zahl der digitalen Kontaktpunkte in Praxen ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen – von Online-Sprechstunden über Newsletter bis hin zu digitalen Terminbuchungen. Patientinnen und Patienten achten heute stärker denn je darauf, wie sorgfältig ihre Daten behandelt werden. Eine klare und transparente Datenschutzerklärung zeigt: Diese Praxis nimmt den Schutz Ihrer Daten ernst.

Praxisbeispiel: Eine Gemeinschaftspraxis wurde von einem IT-Dienstleister darauf hingewiesen, dass ein Tracking-Code aktiv war, der in der Datenschutzerklärung nicht aufgeführt wurde. Die Korrektur erfolgte erst nach einer Aufforderung durch die Aufsichtsbehörde – ein unnötiges Risiko, das sich durch eine regelmäßige Überprüfung der Erklärung hätte vermeiden lassen.

Ab dem 28. Juni 2025 müssen Datenschutzinformationen nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch leicht zugänglich und für alle verständlich sein – das verlangen sowohl die DSGVO als auch die neuen Vorgaben zur digitalen Barrierefreiheit.

Wie die Datenschutzerklärung aufgebaut und erreichbar sein muss

Die Datenschutzerklärung darf kein versteckter Anhang sein. Sie muss von jeder Unterseite aus mit höchstens zwei Klicks erreichbar sein – am besten über einen klar benannten Link im Footer oder in der Hauptnavigation. Ein unscheinbarer Link im Impressum ist nicht ausreichend.

Die Erklärung selbst sollte auf einer eigenen Seite stehen, klar gegliedert mit Absätzen, Zwischenüberschriften und – wo sinnvoll – unterstützenden visuellen Elementen. Diese Struktur erleichtert das Verständnis, besonders für ältere Nutzerinnen und Nutzer oder Menschen mit Behinderungen.

Wichtig ist außerdem, dass die Datenschutzerklärung ständig verfügbar und ohne Hürden abrufbar ist. Sie darf sich also nicht hinter einem Cookie-Banner oder einem passwortgeschützten Bereich verbergen.

Was in die Datenschutzerklärung unbedingt hinein muss

Eine vollständige Datenschutzerklärung beginnt mit den Pflichtangaben zur verantwortlichen Stelle – also Name und Kontaktdaten der Praxis – und, falls vorhanden, den Angaben zum Datenschutzbeauftragten. Danach folgen alle relevanten Verarbeitungsprozesse, zum Beispiel Kontaktformulare, Server-Logs, Newsletter-Anmeldungen oder eingesetzte Tracking-Tools.

Jeder dieser Vorgänge sollte einzeln und in klarer, verständlicher Sprache beschrieben werden: Welche Daten werden erfasst, zu welchem Zweck, wie lange werden sie gespeichert und wer hat Zugriff?

Auch die Rechte der Betroffenen gehören in die Erklärung – inklusive Auskunft, Löschung, Widerspruch und Widerruf. Besonders wichtig ist eine Aussage dazu, ob Daten außerhalb der EU/EWR verarbeitet werden – auch wenn dies nicht der Fall ist, sollte dies ausdrücklich erwähnt werden.

Darüber hinaus müssen Angaben zu Datenempfängern (z. B. Hostinganbieter, Newsletter-Dienste, Trackingtool-Anbieter), zur Speicherdauer, zu den Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und zu den Beschwerdemöglichkeiten bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde enthalten sein.

Mit unserer Checkliste „Datenschutzerklärung für Arztpraxen“ prüfen Sie systematisch jeden Pflichtpunkt – von den Kontaktdaten bis zu speziellen Vorgaben für Cookies, Newsletter und Barrierefreiheit. Sie sehen auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht, und können Lücken sofort schließen.