Benennungspflicht des Datenschutzbeauftragten in der Arztpraxis – so prüfen Sie den Bedarf

In einer hausärztlichen Gemeinschaftspraxis mit 14 Mitarbeitenden läuft gerade vieles parallel: Neue MFA starten, die Telefontriage wird modernisiert und die Praxissoftware steht vor dem Wechsel. Inmitten dieser Veränderungen stellt jemand in der Besprechung eine Frage, die sofort Unruhe auslöst: Brauchen wir jetzt einen Datenschutzbeauftragten? Spontan kommen unterschiedliche Einschätzungen auf – doch niemand kann sicher sagen, wie die Lage rechtlich wirklich ist und ob die vorhandenen Unterlagen einer Prüfung standhalten würden.

Genau hier setzt dieser Beitrag an. Er führt Sie verständlich durch die Prüfschritte, mit denen Sie die Benennungspflicht rechtskonform und nachvollziehbar klären. Die begleitende Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei, jede Entscheidung sauber zu dokumentieren und typische Unsicherheiten auszuräumen – damit Ihre Praxisleitung im Ernstfall klar zeigen kann, dass sie ihrer Rechenschaftspflicht nachgekommen ist.

Die rechtliche Grundlage der Benennungspflicht in Arztpraxen

Arztpraxen verarbeiten täglich sensible Gesundheitsdaten. Deshalb ist die Frage nach der Benennungspflicht ein zentraler Punkt im organisatorischen Datenschutz. Entscheidend ist vor allem, ob mindestens 20 Personen regelmäßig Patientendaten in digitalen Verfahren verarbeiten oder ob eingesetzte Systeme besondere Risiken mit sich bringen. Die Arbeitshilfe übersetzt diese rechtlichen Vorgaben in einfache Prüfschritte, die sich im Praxisalltag gut anwenden lassen.

In vielen Praxen arbeitet ein Großteil des Teams routinemäßig mit Patientendaten. Dadurch rückt die 20-Personen-Grenze schnell in den Fokus. Gezählt werden alle Mitarbeitenden, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten zu tun haben – unabhängig davon, ob sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten. Nicht berücksichtigt werden nur Personen, die wirklich nur ausnahmsweise mit Daten in Kontakt kommen, etwa reine Boten- oder Hausmeistertätigkeiten. Die Arbeitshilfe hilft Ihnen dabei, diese Abgrenzung eindeutig vorzunehmen.

Eine Benennungspflicht kann jedoch auch bei kleineren Teams bestehen. Sie greift immer dann, wenn Verfahren genutzt werden, die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erfordern. Das betrifft zum Beispiel bestimmte Telemedizinlösungen, große IT-Umstellungen oder besonders risikoreiche Analyseverfahren. Gerade modern digitalisierte, aber personell kleine Praxen übersehen diesen Punkt häufig. Die Arbeitshilfe zeigt hier typische Beispiele, bei denen trotz weniger Mitarbeitender ein Datenschutzbeauftragter notwendig ist.

Wie Praxen prüfen, ob eine Benennungspflicht vorliegt

Die Arbeitshilfe bietet ein übersichtliches Prüfschema, mit dem Sie die Benennungspflicht strukturiert dokumentieren können. Ausgangspunkt ist die Frage, ob diese Prüfung überhaupt formal erfolgt ist. Für die Rechenschaftspflicht reicht ein Bauchgefühl nicht aus – festgehalten werden muss, wer wann welche Kriterien bewertet und welches Ergebnis entschieden hat. Die Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei, diese Schritte nachvollziehbar und einheitlich zu dokumentieren.

Ein wesentlicher Teil der Prüfung ist die Analyse der Personalstruktur mit Datenbezug. Dabei geht es nicht nur um die Gesamtzahl der Mitarbeitenden, sondern darum, wie viele Personen regelmäßig Patientendaten in digitalen Verfahren verarbeiten. Dazu zählen in der Regel MFA, Praxismanagerinnen und -manager, Kodier- und Abrechnungskräfte, die Praxisleitung sowie technisch Verantwortliche. Auch eingebundene externe Dienstleister – etwa Schreibdienste oder Abrechnungszentren – müssen berücksichtigt werden, wenn sie Zugriff auf Patientendaten erhalten.

Typische Fehler entstehen dort, wo Praxen wichtige Gruppen übersehen und dadurch Fehleinschätzungen vermeiden könnten. Häufig werden Telefonteams nicht gezählt, obwohl sie täglich Patientendaten entgegennehmen, oder Auszubildende, die voll in der Praxis-EDV arbeiten. Ebenso wird die Einführung neuer Software oft nicht als möglicher Auslöser der Benennungspflicht erkannt.

Entscheidend ist, diese Prüfung nicht nur inhaltlich korrekt, sondern auch nachvollziehbar zu dokumentieren, damit Sie Ihrer Rechenschaftspflicht als Praxisleitung wirklich gerecht werden. Die folgende Checkliste zur Benennungspflicht eines Datenschutzbeauftragten führt Sie Schritt für Schritt durch alle Anforderungen und hält zugleich fest, wie weit Ihre Praxis die Vorgaben bereits erfüllt.