Wie Sie Bewerberinnen und Bewerber klar und vollständig über den Datenschutz informieren

Eine MFA interessiert sich für eine ausgeschriebene Stelle. Sie bewirbt sich für diese und packt die benötigten Unterlagen gleich in den Anhang der E-Mail: Lebenslauf, Zeugnisse, ein kurzes Anschreiben. Die Praxis bestätigt freundlich den Eingang, legt die Bewerbung in den entsprechenden Ordner und plant ein Kennenlerngespräch. Was in diesem Moment fehlt, fällt in den wenigsten Praxen sofort auf: Die Bewerberin hat noch keine einzige Information darüber erhalten, was mit ihren Daten passiert, wie lange sie gespeichert werden oder wer sie außer Ihnen zu sehen bekommt.

Genau diese Informationspflicht gilt für Bewerbungsverfahren genauso verbindlich wie für Patientendaten, wird aber in der Praxis oft übersehen, weil sie außerhalb der gewohnten Behandlungsabläufe entsteht. Die Vorlage „Datenschutzhinweise für Bewerber" deckt genau diese Lücke ab und liefert die passenden Formulierungen für jeden Bewerbungsweg.

Warum die Informationspflicht schon mit der ersten Bewerbung beginnt

Die Pflicht zur Information entsteht nicht erst bei einer Zusage oder Absage, sondern in dem Moment, in dem Sie die Bewerbungsunterlagen erstmals erhalten. Das gilt unabhängig davon, ob die Bewerbung per Post, E-Mail oder über ein Onlineportal bei Ihnen eingeht. Sobald Name, Kontaktdaten, Ausbildung oder beruflicher Werdegang einer Person bei Ihnen vorliegen, ist der Zeitpunkt für die Information erreicht.

Viele Praxen kennen diese Regel für Patienten gut, weil die Transparenzerklärung längst zum Anamnesebogen gehört. Beim Bewerbungsverfahren fehlt dieser eingespielte Automatismus häufig, weil es sich um einen selteneren, oft informell wirkenden Vorgang handelt. Genau darin liegt das Risiko. Die Vorlage „Datenschutzhinweise für Bewerber" ist genau für diesen Situation gedacht: Sie liegt bereit, sobald die erste Bewerbung eintrifft, und muss nur noch mit den eigenen Praxisangaben ergänzt werden.

Welche Wege es gibt, Bewerber zu informieren

Die Information muss nicht zwingend als eigenes, aufwendiges Dokument verschickt werden – entscheidend ist, dass sie zeitnah zugänglich ist. Je nachdem, wie die Bewerbung bei Ihnen eingeht, eignen sich unterschiedliche Wege.

• Als Anlage zum Antwortschreiben oder zur Eingangsbestätigung bei Initiativbewerbungen
• Als Verweis auf eine Unterseite Ihrer Praxis-Website oder eine hinterlegte PDF-Datei bei elektronischen Bewerbungen
• Als fester Bestandteil der Stellenanzeige und der Karriereseite, sodass Bewerber:innen schon vor der Bewerbung darauf stoßen

Bei Briefbewerbungen reicht ein kurzer Hinweis wie „Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren können Sie der Anlage entnehmen", bei elektronischen Bewerbungen genügt ein Link zur entsprechenden Seite. Wichtig ist nur, dass der Hinweis nicht irgendwo im Kleingedruckten verschwindet, sondern für die Bewerberin oder den Bewerber tatsächlich auffindbar ist.

Der gleiche Mustersatz lässt sich mit minimalem Aufwand mehrfach wiederverwenden: in der Stellenanzeige, auf der Karriereseite und im Antwortschreiben. Die Vorlage „Datenschutzhinweise für Bewerber" liefert diesen Satz bereits fertig formuliert, sodass Sie ihn nur noch an Ihre Kanäle anpassen müssen.

Was in die Datenschutzinformation für Bewerberinnen gehört

Eine vollständige Information braucht mehr als den Hinweis, dass Daten „verarbeitet" werden. Sie muss den Bewerbern ein klares Bild davon geben, wer verantwortlich ist und was mit den Daten geschieht.

Dazu gehören mindestens folgende Angaben:

• Name und Kontaktdaten der Praxis, gegebenenfalls auch die Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten
• eine verständliche Beschreibung, wozu und auf welcher Grundlage die Daten erhoben werden – nämlich zur Prüfung der Eignung für die Stelle, auf die sich die Person tatsächlich beworben hat
• die Empfänger oder Empfängergruppen, an die Daten weitergegeben werden können, sowie die Speicherdauer
• die Rechte der Bewerber:innen und die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren

Soll die Bewerbung auch für eine andere Stelle berücksichtigt oder länger gespeichert werden, muss das gesondert und ausdrücklich mitgeteilt werden. Je nach Verfahren kommen weitere Angaben hinzu, etwa wenn Daten ins Ausland übermittelt werden oder eine Entscheidung automatisch getroffen wird.

Praxen, die zusätzlich Daten von Dritten erhalten, etwa über eine Personalvermittlung oder ein Jobportal, oder die öffentlich zugängliche Informationen aus beruflichen Netzwerken einbeziehen, müssen auch das in der Information angeben: die Art dieser Daten und woher sie stammen. Das betrifft in der Praxis vor allem Stellen, die über mehrere Kanäle gleichzeitig ausgeschrieben werden.

Wie lange Sie Bewerberdaten aufbewahren dürfen

Bei der Speicherdauer entstehen in der Praxis häufig Unsicherheiten. Zu lange aufbewahrte Bewerbungsunterlagen können bei einer Datenschutzprüfung beanstandet werden. Grundsätzlich gilt: Ohne einen erkennbaren Grund dürfen Bewerberdaten nicht unbegrenzt liegen bleiben.

Bei einer Absage orientiert sich die übliche Aufbewahrungsdauer an der Zeit, in der noch mit rechtlichen Auseinandersetzungen aus dem Bewerbungsverfahren zu rechnen ist. Möchten Sie eine Bewerbung darüber hinaus für spätere, passende Stellen vormerken, braucht es dafür eine ausdrückliche Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers. Ein einfaches „Wir melden uns, falls sich etwas ergibt" reicht dafür nicht aus.

Kommt es zu einer Einstellung, werden nur die Bewerberdaten in die Personalakte übernommen, die für das neue Beschäftigungsverhältnis noch gebraucht werden; alles andere ist zu löschen. Für diesen neuen Abschnitt erhält die neue Mitarbeiterin eine eigene Information zum Datenschutz am Arbeitsplatz. Die bisherige Bewerberinformation bleibt daneben so lange wichtig, wie noch Daten aus dem Bewerbungsverfahren aufbewahrt werden, etwa zur Absicherung gegen mögliche rechtliche Ansprüche.

Kurzer Selbstcheck, bevor Sie weiterlesen:

• Wissen Sie, ab welchem Zeitpunkt Ihre Praxis Bewerber informiert?
• Ist geregelt, wie lange abgelehnte Bewerbungen bei Ihnen liegen bleiben?
• Braucht es bei Ihnen noch eine schriftliche Regelung für den Bewerberpool?

Wenn Sie bei einer dieser Fragen zögern, lohnt sich ein genauerer Blick auf die folgenden Abschnitte.