Wie Sie Foto- und Filmaufnahmen von Patienten rechtssicher nutzen

Ein Gruppenfoto vom Praxisjubiläum, ein kurzes Video vom Gesundheitstag oder ein stimmungsvolles Bild aus dem Wartezimmer: In vielen Praxen entstehen im Alltag Aufnahmen, auf denen auch Patientinnen und Patienten zu sehen sind – meist spontan und gut gemeint. Doch genau hier lauert ein erhebliches Risiko: Ohne Einwilligung dürfen keine Aufnahmen verbreitet werden, auf denen Patienten identifizierbar sind. Das gilt für die Praxis-Website ebenso wie für Social Media, Broschüren oder den digitalen Bilderrahmen an der Rezeption.

Fotos und Videos sind ein wertvolles Instrument für die Außendarstellung Ihrer Praxis – umso wichtiger ist es, die rechtlichen Vorgaben sicher einzuhalten. Dieser Leitfaden zeigt, wann eine Einwilligung erforderlich ist, wie sie rechtssicher eingeholt wird und worauf Sie bei der Umsetzung achten sollten. Die Arbeitshilfe stellt Ihnen dafür eine praxiserprobte Vorlage bereit, mit der Sie Einwilligungen ohne unnötigen Aufwand dokumentieren und Ihre Öffentlichkeitsarbeit DSGVO-konform gestalten können.

Warum braucht es eine Einwilligung für Patientenfotos?

Sobald ein Mensch auf einem Bild oder Video erkennbar ist, greift das sogenannte „Recht am eigenen Bild“. Es schützt jede Person davor, dass Aufnahmen ohne Einwilligung oder eine andere rechtliche Grundlage veröffentlicht oder verbreitet werden. In der Arztpraxis ist zusätzlich wichtig: Erkennbare Patienten auf Fotos oder Videos gelten als personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Damit greifen dieselben strengen Regeln wie bei allen Patientendaten – selbst dann, wenn die Aufnahme zufällig entsteht oder die Person nur im Hintergrund erkennbar ist.

Praxen setzen Bilder auf vielfältige Weise ein: Mitarbeitende werden auf der Website vorgestellt, auf Social Media erscheinen Eindrücke vom Sommerfest, in der Praxiszeitung finden sich Interviews mit langjährigen Patienten. Auch wenn der Kontext positiv ist, gilt immer: Eine Einwilligung ist zwingend erforderlich. Nur eine eindeutig dokumentierte Zustimmung schützt Ihre Praxis vor rechtlichen Folgen und möglichen Abmahnungen.

Die Arbeitshilfe macht deshalb deutlich: Die Einwilligung muss vor jeder Veröffentlichung eingeholt werden. Entscheidend ist, dass der konkrete Zweck benannt wird – etwa ob das Foto für die Website, für Broschüren oder für Social Media bestimmt ist. Nur so können Patienten nachvollziehen, wozu sie ihre Zustimmung geben und welche Reichweite diese hat.

Die größten Risiken bei ungeklärter Nutzung

Wer Aufnahmen von Patienten ohne gültige Einwilligung nutzt, geht ein erhebliches Risiko ein. Neben Datenschutzverstößen drohen Abmahnungen, Schadensersatzforderungen und Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde. Schon ein einziges unzulässig veröffentlichtes Foto kann ausreichen, um das Vertrauen in Ihre Praxis dauerhaft zu beschädigen.

Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Bilder für mehrere Zwecke genutzt werden, die in der ursprünglichen Einwilligung gar nicht genannt sind. Besonders kritisch ist dies bei Social Media und Pressearbeit, da hier schnell eine andere Reichweite entsteht. Die DSGVO fordert eine klare Zweckbindung – jede weitere Nutzung ohne erneute Zustimmung ist ein Verstoß.

Hinzu kommt: Im Internet veröffentlichte Aufnahmen lassen sich praktisch nie vollständig zurückholen. Selbst wenn sie auf der eigenen Website gelöscht werden, können sie in Archiven oder Suchmaschinen dauerhaft sichtbar bleiben. Deshalb sollten Patienten schon vorab darüber informiert und aufgeklärt werden – so schaffen Sie Transparenz und sichern das Vertrauen in Ihre Praxis.

Was eine wirksame Einwilligungserklärung beinhalten muss

Die Datenschutz-Grundverordnung stellt klare Anforderungen an eine wirksame Einwilligung: Sie muss freiwillig, informiert, konkret und jederzeit widerrufbar sein. Für die Praxis bedeutet das: Eine Einwilligungserklärung muss alle relevanten Angaben klar und verständlich aufführen – von der Art der Aufnahme bis zu den genauen Verwendungszwecken. Freiwilligkeit heißt dabei, dass Patienten keinen Nachteil erleiden dürfen, wenn sie ihre Zustimmung verweigern.

Die Arbeitshilfe stellt Ihnen dafür eine strukturierte Vorlage bereit. Sie enthält alle wichtigen Elemente:

• die Beschreibung der Aufnahmen (z. B. Gruppenfoto, Interviewvideo),
• die konkreten Verwendungszwecke (z. B. Website, Flyer, Pressearbeit),
• den Umfang der Rechteübertragung (Veröffentlichung, Vervielfältigung, Verbreitung),
• Hinweise zu Reichweite und Dauer einer Veröffentlichung,
• die Widerrufsmöglichkeit mit praktischen Einschränkungen sowie
• die Aufklärung über Risiken einer digitalen Verbreitung.
• Eine klare Bestätigung der Freiwilligkeit rundet die Erklärung ab.

Wichtig ist auch die Trennung von anderen Formularen: Die Einwilligung zur Bildnutzung darf nicht mit der medizinischen Behandlungsdokumentation oder der allgemeinen Patientenaufnahme vermischt werden. Nur eine eigenständige und klar erkennbare Erklärung erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Die medizinische Einwilligung zur Behandlung umfasst keine Freigabe für Foto- oder Filmaufnahmen – hierfür ist immer eine gesonderte Erklärung erforderlich.

Praxisgerecht formulieren: Worauf es bei Textbausteinen ankommt

Auch der beste Vordruck hilft wenig, wenn er sprachlich schwer verständlich ist. Viele Patienten sind durchaus bereit, ihre Zustimmung zu geben – vorausgesetzt, sie verstehen den Inhalt der Erklärung. Juristisch korrekte, aber unverständliche Formulierungen führen dagegen schnell zu Missverständnissen oder sogar unwirksamen Zustimmungen.

Darum gilt: Verwenden Sie einfache, direkte Sprache. Statt „Ich erteile meine Zustimmung zur Verarbeitung meiner personenbezogenen Bildnisse“ genügt ein klarer Satz wie „Ich bin einverstanden, dass Fotos von mir auf der Praxis-Website erscheinen.“ So schaffen Sie Transparenz und stärken das Vertrauen Ihrer Patienten.

Unklare oder pauschale Angaben wie „für Werbezwecke“ sind dagegen oftmals nicht ausreichend. Die DSGVO verlangt eine präzise und zweckgebundene Einwilligung. Wenn mehrere Verwendungsarten geplant sind, sollten diese differenziert ausgewiesen werden – zum Beispiel über Auswahlfelder oder durch klar getrennte Einzelformulierungen. Nur so ist die Zustimmung eindeutig und belastbar.

Eine gut formulierte und transparente Einwilligungserklärung ist damit nicht nur rechtlich notwendig – sie zeigt auch den Respekt vor den Persönlichkeitsrechten Ihrer Patienten und stärkt die Vertrauensbasis Ihrer Praxis.