Wie Sie Besucher bei Veranstaltungen korrekt über Foto- und Filmaufnahmen informieren

Wenn Ihre Praxis ein Jubiläum feiert, einen Infoabend für Patient:innen veranstaltet oder zum Tag der offenen Tür einlädt, ist der Griff zur Kamera oft naheliegend. Solche Gelegenheiten bieten wertvolles Material für Ihre Öffentlichkeitsarbeit – doch dabei gilt: Wer fotografiert oder filmt, muss auch datenschutzrechtlich einwandfrei handeln. Sobald Gäste, Referent:innen oder Teammitglieder erkennbar abgebildet sind, gelten klare Informationspflichten.

Diese Seite zeigt, wie Sie Besucher bei Veranstaltungen korrekt über Bild- und Tonaufnahmen informieren – mit konkretem Hinweistext, vollständiger Datenschutzinformation und praktischen Tipps zur Umsetzung.

Warum die Information über Foto- und Filmaufnahmen für Arztpraxen wichtig ist

Ob Tag der offenen Tür, Infoabend oder Vortragsreihe – viele Praxen nutzen Veranstaltungen, um sich sympathisch und professionell zu präsentieren. Fotos und Videos fangen die Atmosphäre ein, schaffen Vertrauen und lassen sich ideal für die Praxis-Website, Social-Media-Kanäle oder die interne Dokumentation nutzen. Doch sobald Personen auf den Aufnahmen zu erkennen sind, greift die DSGVO – unabhängig davon, ob die Veranstaltung öffentlich, kostenfrei oder nur für angemeldete Gäste stattfindet.

Deshalb ist es gesetzlich erforderlich, Besucher bereits vor der Veranstaltung – zum Beispiel in der Einladung oder im Anmeldeformular – und zusätzlich vor Ort klar zu informieren. Ein allgemeiner Aushang reicht nicht aus. Die Gäste müssen nachvollziehen können, was genau aufgenommen wird, zu welchem Zweck die Aufnahmen verwendet werden und welche Rechte sie haben.

Zwischen offenen und geschlossenen Veranstaltungen gelten unterschiedliche Maßstäbe: Bei öffentlichen Events ist eine Aufnahme oft leichter zulässig, solange die Informationspflichten erfüllt sind. Bei geschlossenen Veranstaltungen ist besondere Sorgfalt geboten, um die Persönlichkeitsrechte der Teilnehmenden zu wahren.

Rechtliche Grundlagen für Foto- und Filmaufnahmen

Wenn bei Veranstaltungen in Ihrer Praxis Fotos oder Videos entstehen, gelten dafür klare Datenschutzregeln. Grundlage ist vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), ergänzt durch das Kunsturhebergesetz (KUG). Beide Gesetze legen fest, unter welchen Bedingungen Aufnahmen zulässig sind und wie die Rechte der abgebildeten Personen zu schützen sind.

Erlaubt sind solche Aufnahmen in der Regel, wenn ein berechtigtes Interesse besteht – das heißt, wenn der Nutzen für die Praxis größer ist als der Eingriff in die Privatsphäre der abgebildeten Personen. Ein Beispiel: Sie möchten Fotos von einem Gesundheitstag auf Ihrer Website veröffentlichen, um über Ihre Präventionsangebote zu informieren und für künftige Veranstaltungen zu werben. Solange die Aufnahmen in einem öffentlichen Rahmen entstehen und vorab klar darauf hingewiesen wurde, ist dies meist zulässig.

Wichtig ist, dass Sie diese Interessenabwägung transparent dokumentieren, damit Sie im Fall von Rückfragen oder Beschwerden belegen können, warum die Aufnahmen rechtmäßig waren.

Grundsätzlich gilt: Je öffentlicher die Veranstaltung, desto eher sind Aufnahmen erlaubt – aber nur, wenn Sie die Gäste vorab und vor Ort klar und verständlich informieren.

Was Besucher wissen müssen: Inhalte des Hinweises

Der Hinweistext ist das Herzstück Ihrer Information – er entscheidet darüber, ob Foto- und Filmaufnahmen rechtlich zulässig sind. Die auf dieser Seite vorgestellte Arbeitshilfe enthält ein vollständig ausformuliertes Beispiel, das Sie an Ihre Veranstaltung anpassen und auf Flyern, Anmeldeformularen oder Ihrer Website einsetzen können.

Ein guter Hinweistext enthält immer: eine klare Angabe zu Art und Zweck der Aufnahmen, mögliche Empfänger (z. B. Presse, Dienstleister) und einen Verweis auf weiterführende Datenschutzinformationen. Formulieren Sie in verständlicher, alltagstauglicher Sprache – vermeiden Sie juristische Floskeln, die niemand liest.

Praxisbeispiel: „Bei dieser Veranstaltung werden von Referentinnen und Besuchern Aufnahmen in Bild und Ton angefertigt. Diese können für unsere Öffentlichkeitsarbeit, für die Bewerbung ähnlicher Veranstaltungen sowie zu redaktionellen Zwecken an Pressevertreter weitergegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter www.xxx.de/Fotohinweise.“

Der Hinweis sollte nicht nur vorhanden, sondern auch gut sichtbar sein – idealerweise im Eingangsbereich in Augenhöhe und dort, wo sich die Gäste registrieren. Nutzen Sie dafür Roll-ups, Bildschirme oder einen gut gestalteten Aushang.

So setzen Sie den Hinweis rechtssicher um

Mit dem passenden Formulierungsbeispiel sparen Sie Zeit, vermeiden rechtliche Stolperfallen und erfüllen alle DSGVO-Pflichten auf einen Schlag. Unsere Arbeitshilfe enthält einen vollständig ausformulierten Hinweistext, den Sie nur noch auf Ihre Praxis anpassen müssen – inklusive kompletter Datenschutzinformation gemäß Art. 13 DSGVO, sofort einsetzbar für Einladungen, Website und Aushänge vor Ort.