Wie Sie Auskunftsanfragen Ihrer Patienten rechtssicher und ohne Zeitdruck beantworten

Ein Patient verlangt „vollständige Auskunft über sämtliche zu meiner Person gespeicherten Daten“, garniert mit einem halben Dutzend Paragraphenverweisen und der Ankündigung rechtlicher Schritte bei Nichtbeantwortung. Die MFA am Empfang liest den Text zweimal und findet ihn maßlos übertrieben. Nun weiß sie nicht, ob sie ihn ignorieren darf. Genau dieses Gefühl kennt fast jede Praxis früher oder später.

Solche Anfragen wirken oft wie juristische Drohkulisse, sind in ihrem Kern aber berechtigt: Jeder Patient darf wissen, was über ihn gespeichert ist. Was inhaltlich in die Antwort gehört, lesen Sie im Folgenden. Mit unserem „Musterschreiben für die Auskunftserfüllung“ bieten wir eine Arbeitshilfe an, die man einfach an die jeweilige Praxis anpassen und direkt für das Beantworten von Auskunftsanfragen verwenden kann.

Warum Auskunftsanfragen in vielen Praxen für Unruhe sorgen

Viele dieser E-Mails folgen erkennbar demselben Muster. Ursprünglich als Vorlage gegen unerwünschte Werbe-Mails gedacht, kursiert der Text inzwischen in abgewandelter Form auch als Anfrage an Arztpraxen. Diese wird teils sehr wahllos und pauschal verschickt, ohne dass der Absender wirklich an allen aufgezählten Punkten interessiert wäre. Für das Praxisteam liest sich das zunächst wie eine einzige Anspruchskette, die kaum zu überblicken ist.

Genau diese Unübersichtlichkeit führt dazu, dass Anfragen entweder aus Unsicherheit zu spät oder aus Zeitdruck unvollständig beantwortet werden. Beides ist riskant. Das Musterschreiben „Auskunftsanspruch“ trennt an dieser Stelle bewusst zwischen einem allgemeinen Belehrungsteil und der eigentlichen, patientenbezogenen Auskunft. Dadurch wird aus der scheinbaren Textflut eine klar gegliederte Antwort.

Welche Rechte hinter einer Auskunftsanfrage nach DSGVO stecken

Das Auskunftsrecht gibt jedem Patienten die Möglichkeit, ohne Angabe von Gründen zu erfahren, welche Daten eine Praxis über ihn verarbeitet. Weder Zweifel an der Notwendigkeit noch eine besondere Begründung sind dafür erforderlich. Das Recht steht jeder betroffenen Person grundsätzlich zu, allein weil ihre Daten verarbeitet werden.

Inhaltlich geht es dabei nicht nur um die reinen Daten selbst. Auch folgende Angaben gehören zu einer vollständigen Auskunft:

• die Zwecke, zu denen die Daten verarbeitet werden
• die Kategorien der verarbeiteten Daten
• die Empfänger, an die Daten übermittelt wurden oder werden
• die geplante Speicherdauer
• die Herkunft der Daten, sofern sie nicht direkt beim Patienten erhoben wurden
• das Bestehen weiterer Betroffenenrechte

Relativ schnell wird klar: Eine formlose Aktenkopie deckt davon nur einen Teil ab. In unserem Musterschreiben sind dagegen alle diese Angaben bereits als eigene Textbausteine vorbereitet.

Wie Sie zuerst die Identität des Anfragenden klären

Bevor überhaupt inhaltlich geantwortet wird, steht eine andere Frage im Raum: Ist die Person, die da schreibt, wirklich der Patient selbst? Auskunft verlangen kann der Patient selbst, eine Person, die er dazu bevollmächtigt hat, oder – etwa bei einem Kind – die Person, die es gesetzlich vertritt. Andere Angehörige dürfen die Auskunft dagegen nicht einfach auf eigene Faust verlangen, nur weil sie zur Familie gehören.

Bestehen begründete Zweifel an der Identität, dürfen zusätzliche Angaben zur Bestätigung angefordert werden, bevor die eigentliche Auskunft erteilt wird, allerdings immer nur so viele, wie für die Prüfung wirklich nötig sind. Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Patienten, sondern Schutz vor einer Auskunft an die falsche Person. Im Musterschreiben ist dafür bereits ein passender Einleitungssatz vorgesehen, der sich unmittelbar übernehmen lässt.

Welche Frist für Ihre Antwort gilt – und was bei Verzögerung passiert

Die Antwort muss unverzüglich erfolgen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Diese Monatsfrist ist keine Bearbeitungsreserve, die erst am letzten Tag genutzt werden sollte, sondern eine Höchstgrenze. Innerhalb dieser Frist ist ohnehin ohne schuldhaftes Zögern zu antworten.

Nur ausnahmsweise lässt sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Und zwar ist dies möglich, wenn die Anfrage besonders aufwendig ist oder gerade außergewöhnlich viele Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten sind. Normale Arbeitsbelastung oder Personalmangel reichen dafür nicht aus. Das funktioniert außerdem nicht automatisch: Der Patient muss noch innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung und die konkreten Gründe informiert werden. Wer diesen Zwischenschritt versäumt, hat die Frist faktisch überschritten, selbst wenn die eigentliche Auskunft kurz danach folgt.

Auch für die fristgerechte Kommunikation liefert das Musterschreiben einen fertigen Baustein. Sie müssen ihn nur noch um den konkreten Grund für die Verlängerung ergänzen.

Kurzer Selbstcheck, bevor es weitergeht:

• Kennen Sie die Identität des Anfragenden zweifelsfrei?
• Wissen Sie, bis wann genau Sie spätestens antworten müssen?
• Wissen Sie, welche sechs Angaben in jeder vollständigen Auskunft enthalten sein müssen?

Wer eine dieser drei Fragen nicht sicher beantworten kann, erhält nachfolgend eine fundierte Auskunft, wie weiter zu verfahren ist.