Wie Sie Auskunftsanfragen von Patienten sicher und fristgerecht beantworten

Eine medizinische Fachangestellte sitzt am Empfang, als ein Brief hereinflattert: Ein ehemaliger Patient möchte „alle über ihn gespeicherten Daten" erhalten, und zwar vollständig. Sie legt ihn zur Seite, weil gerade drei Patienten warten, und findet ihn drei Wochen später unter einem Stapel Faxe wieder. Genau in diesem Moment beginnt das eigentliche Problem, denn die Frist läuft längst.

Solche Anfragen wirken auf den ersten Blick harmlos. Fehler dabei können jedoch im Ernstfall zu Sanktionen führen – neben Beschwerden und aufsichtsbehördlichen Maßnahmen. Die Arbeitshilfe „Recht auf Auskunft" unterstützt Sie dabei, jede Anfrage korrekt und ohne Zeitdruck zu beantworten.

Wie Sie ein Auskunftsersuchen im Praxisalltag erkennen

Ein Auskunftsersuchen muss nicht das Wort „Auskunft" enthalten, um wirksam zu sein. Es reicht, wenn ein Patient wissen möchte, welche Daten die Praxis über ihn gespeichert und sonst verarbeitet hat, egal ob mündlich am Empfang, per Mail oder als formloser Brief. Genau diese Formfreiheit macht die Sache tückisch, weil eine solche Anfrage leicht als „nur eine Frage" durchrutscht, statt als offizieller Antrag erkannt zu werden.

Deshalb sollte jede Person am Empfang und in der Verwaltung ein Gespür dafür entwickeln, wann ein Satz wie „Ich möchte wissen, was Sie über mich gespeichert haben" mehr ist als Small Talk. Sobald ein solcher Satz fällt, beginnt die gesetzliche Uhr zu ticken.

• Anfragen können mündlich, schriftlich oder elektronisch gestellt werden
• Auskunft verlangen darf die betroffene Person selbst, eine bevollmächtigte Person oder eine gesetzliche Vertretung, etwa Eltern oder ein rechtlicher Betreuer
• Bevor Daten herausgegeben werden, muss die Praxis die Identität der anfragenden Person und, falls nötig, deren Vertretungsbefugnis prüfen – zusätzliche Nachweise dürfen aber nur verlangt werden, wenn dafür ein nachvollziehbarer Grund besteht
• Verwandte oder Ehepartner haben ohne Vollmacht kein eigenes Auskunftsrecht

Wer in Ihrer Praxis für die Bearbeitung zuständig sein sollte

Eine Anfrage, die niemand richtig zuordnen kann, verschwindet erfahrungsgemäß genau dort, wo Frau Keller sie liegen gelassen hat: irgendwo zwischen Empfang und Verwaltung. Deshalb lohnt es sich, vorab festzulegen, wer ein Auskunftsersuchen entgegennimmt, wer die Akte prüft und wer am Ende die Antwort formuliert und versendet.

Für die fristgerechte und richtige Bearbeitung bleibt die Praxisleitung beziehungsweise der Träger des MVZ verantwortlich. Ein vorhandener Datenschutzbeauftragter kann beraten und die Einhaltung der Vorgaben überwachen, die operative Zuständigkeit und die Entscheidung über die Antwort sollten Sie jedoch innerhalb der Praxis klar festlegen. Am einfachsten geschieht dies schriftlich, damit im Zweifel niemand raten muss.

Was Sie tun, wenn Sie über die Person keine Daten gespeichert haben

Nicht jede Anfrage betrifft tatsächlich einen aktuellen Patienten. Manchmal fragt jemand nach, der vor Jahren einmal in der Praxis war, oder eine Person, die nie behandelt wurde. Auch dann darf die Anfrage nicht unbeantwortet bleiben.

Findet die Praxis außer den Daten, die durch die Anfrage selbst entstanden sind, etwa Name und Kontaktdaten der anfragenden Person, keine weiteren personenbezogenen Daten zu ihr, muss sie eine sogenannte Negativauskunft erteilen und dies ausdrücklich mitteilen. Eine passende Formulierung lautet zum Beispiel: „Abgesehen von den Daten, die wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiten, liegen uns keine weiteren personenbezogenen Daten zu Ihrer Person vor." Ein einfaches Schweigen reicht hier nicht aus und kann von der betroffenen Person als Verweigerung ausgelegt werden.