Wie Sie Berichtigungsanfragen Ihrer Patienten sicher und nachvollziehbar bearbeiten

Frau K. ruft in der Praxis an: Auf ihrem letzten Auskunftsschreiben steht noch ihr Mädchenname, dazu eine Adresse, unter der sie seit drei Jahren nicht mehr wohnt. Sie ist genervt, will aber vor allem eines: dass das jetzt endlich korrigiert wird, und zwar überall, nicht nur im Praxiscomputer. Für die MFA am Empfang ist das ein Anruf wie viele andere. Für die Praxis ist es ein Berichtigungsverlangen nach der DSGVO, das eine klare Reaktion verlangt.

Solche Fälle wirken banal, bergen aber Fallstricke: Stammt die Anfrage wirklich von der Patientin selbst, wer ist zuständig, wie schnell muss reagiert werden, und muss auch die Krankenkasse informiert werden? Die Antworten darauf entscheiden, ob eine Korrektur am Ende wirklich vollständig ist. Nutzen Sie unsere Arbeitshilfe „Recht auf Berichtigung“, um Berichtigungsanfragen strukturiert zu prüfen.

Wie Sie erkennen, dass ein Berichtigungsanspruch überhaupt vorliegt

Nicht jede Beschwerde eines Patienten ist automatisch ein Fall für das Berichtigungsrecht. Ein Anspruch besteht dann, wenn Daten objektiv unrichtig sind, z. B. ein falscher Geburtsname, eine veraltete Adresse, ein Diagnosecode, der versehentlich falsch erfasst wurde, obwohl aus der übrigen Dokumentation eindeutig ein anderer Code hervorgeht. Anders liegt der Fall, wenn ein Patient lediglich mit einer ärztlichen Einschätzung nicht einverstanden ist: Allein daraus, dass er anderer Meinung ist, wird diese Einschätzung noch nicht falsch.

Berichtigt werden muss aber, wenn tatsächlich ein Fehler vorliegt, etwa wenn eine Untersuchung falsch zugeordnet wurde oder die Akte etwas anderes wiedergibt, als tatsächlich festgestellt wurde. Bleibt am Ende nur die fachliche Bewertung selbst strittig, darf der ursprüngliche Eintrag nicht einfach durch die Sicht des Patienten ersetzt werden. Seine abweichende Meinung kann aber zusätzlich in der Akte vermerkt werden.

In der Praxis zeigt sich der Fehler oft erst, wenn ein Patient von seinem Auskunftsrecht Gebrauch macht und die eigenen Daten schwarz auf weiß vor sich hat. Genau dieser Moment sorgt regelmäßig für Verunsicherung am Empfang: Ist das jetzt ein Berichtigungsfall, oder reicht ein kurzer Hinweis „wird notiert"? Eine klare Abgrenzung zwischen unrichtig, unvollständig und reiner Meinungsverschiedenheit schafft hier Sicherheit – genau diese Unterscheidung liefert die Vorlage „Recht auf Berichtigung" mit einem einfachen Prüfschema für den Empfang.

Warum falsche Personalien in der Praxissoftware ein Dauerbrenner sind

Die häufigsten Berichtigungsfälle in Arztpraxen betreffen gar keine medizinischen, sondern schlicht administrative Daten. Beispiel sind ein Kassenwechsel, ein Umzug oder ein Tippfehler bei der Ersteinbuchung.Genau diese Personalien werden aber an vielen Stellen gleichzeitig gespeichert: im Praxisverwaltungssystem, in der Abrechnung, mitunter auch bei der Krankenkasse als Empfänger der Abrechnungsdaten.

Bevor eine solche Änderung vorgenommen wird, sollte die Praxis sorgfältig prüfen, ob die Anfrage tatsächlich von der Patientin selbst oder einer bevollmächtigten Person stammt. Das heißt nicht, bei jedem Anruf einen Ausweis zu verlangen: Zusätzliche Nachweise sind nur nötig, wenn begründete Zweifel an der Identität bestehen, und dann auch nur in dem Umfang, der zur Klärung wirklich erforderlich ist. Eine Ausweiskopie sollte dabei nicht routinemäßig verlangt oder gar gespeichert werden.

Wird nur das Praxissystem korrigiert, taucht der Fehler beim nächsten Kassenabgleich prompt wieder auf. Stellen Sie sich vor: Ein Patient meldet seine neue Adresse, die MFA trägt sie im System ein – und drei Monate später verschickt die Praxis wieder einen Brief an die alte Anschrift, weil die Kasse ihre eigenen, veralteten Daten zurückgemeldet hat. Solche Schleifen entstehen genau dann, wenn eine Korrektur nur halb durchgeführt wird.

Damit das nicht passiert, hält die Vorlage „Recht auf Berichtigung" fest, an welchen Stellen Personalien typischerweise hinterlegt sind und wo eine Korrektur zusätzlich nachgezogen werden muss.

Wie Sie auf ein Berichtigungsverlangen unverzüglich reagieren

Auch beim Berichtigungsanspruch gilt: Die Praxis muss unverzüglichreagieren . Das bedeutet: ohne schuldhaftes Zögern, sobald der Fehler feststeht. Zusätzlich gilt eine feste Obergrenze: Spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang muss der Patient darüber informiert werden, was die Praxis unternommen hat. Nur wenn der Fall besonders aufwendig ist oder gerade sehr viele Anfragen gleichzeitig vorliegen, darf sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Über eine solche Verlängerung und ihre Gründe muss der Patient aber noch innerhalb des ersten Monats informiert werden.

In der Praxis heißt das: Wer am Empfang oder in der Verwaltung ein Berichtigungsverlangen entgegennimmt, sollte wissen, an wen es weitergeleitet wird und bis wann eine Rückmeldung erfolgt. Ohne feste Zuständigkeit bleiben solche Anfragen erfahrungsgemäß liegen, bis der Patient erneut anruft – und genau das sorgt für Ärger, den man sich leicht sparen kann.

Wichtig dabei: Wer ein Berichtigungsverlangen innerhalb der Praxis bearbeitet, lässt sich frei festlegen. Die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt aber immer bei der Praxis selbst. Bei einer Einzelpraxis bleibt sie also beim Praxisinhaber, bei einem MVZ bei der Trägerorganisation. Ein Datenschutzbeauftragter berät und begleitet diesen Ablauf, entscheidet aber nicht anstelle der Praxis über den Antrag.

Eine klare Fristen- und Zuständigkeitsübersicht aus der Vorlage „Recht auf Berichtigung" hilft dabei, die Monatsfrist im Praxisalltag konkret zu handhaben und die passende Zuständigkeit im jeweiligen Praxis-Setup festzulegen.