Wie Sie Anfragen zur Datenübertragbarkeit in Ihrer Praxis richtig einordnen

Ein Patient steht am Empfang und verlangt, dass seine Praxisdaten „auf einen Stick" übertragen werden. Er wechselt zu einer neuen Praxis und hat davon gehört, dass er ein Recht auf Datenübertragung habe. Die MFA am Empfang zögert, ruft die Datenschutzbeauftragte an, und die weiß im ersten Moment nicht, ob dieser Wunsch in diese Kategorie fällt oder eher eine normale Aktenübermittlung ist.

Diese Verwechslung kommt in Praxen häufig vor: Das Recht auf Datenübertragbarkeit klingt nach einem Auskunftsrecht, ist aber ein eigenständiges, enger gefasstes Recht mit eigenen Voraussetzungen. Ob im konkreten Fall tatsächlich ein Anspruch besteht, lässt sich nur mit einer strukturierten Prüfung zuverlässig klären. Nutzen Sie dazu zum Beispiel praxisbewährte Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie unsere Arbeitshilfe „Recht auf Datenübertragbarkeit“.

Warum Patienten dieses Recht oft falsch verstehen

Die Datenübertragbarkeit wurde vor allem für einen anderen Anwendungsfall geschaffen: den Wechsel zwischen digitalen Diensten. Wer bei einem sozialen Netzwerk oder einem Cloud-Anbieter kündigt, soll seine Fotos, Kontakte oder Playlists mitnehmen können, statt bei null anzufangen. Die Grundidee ist Portabilität. Daten sollen dem Anbieter folgen, den der Nutzer wählt, nicht umgekehrt.

In der Arztpraxis überträgt sich dieses Bild nur bedingt. Patienten hören von diesem Recht und gehen selbstverständlich davon aus, dass es auch für ihre komplette Patientenakte gilt. Schließlich haben sie die Daten beim Anamnesegespräch ja „selbst geliefert". Diese Vorstellung greift aber zu kurz, denn nicht jede erwähnte Information fällt automatisch unter dieses spezielle Recht.

Für die tägliche Praxisarbeit lohnt sich deshalb eine klare Trennung: Die Datenübertragbarkeit ist kein Ersatz für die Akteneinsicht und auch kein allgemeiner Anspruch auf „alle Daten in einem hübschen Format". Sie ist ein präzise abgegrenztes Recht mit mehreren Bedingungen, die gemeinsam erfüllt sein müssen.

Warum das Recht bei den meisten Behandlungsdaten gar nicht greift

Hier liegt der Punkt, der in Praxen am häufigsten für Verwirrung sorgt: Das Behandlungsverhältnis zwischen Arzt und Patient stützt sich in aller Regel nicht auf eine Einwilligung und auch nicht auf einen gewöhnlichen Vertrag im Sinne dieses Rechts, sondern auf eine eigene, besondere Erlaubnis zur Gesundheitsversorgung. Genau diese Erlaubnisgrundlage fällt aus dem Anwendungsbereich der Datenübertragbarkeit heraus.

Die praktische Konsequenz: Diagnosen, Arztbriefe, Befundeinschätzungen oder ärztliche Bewertungen unterliegen diesem Recht in den meisten Fällen nicht – auch dann nicht, wenn der Patient die zugrunde liegenden Angaben ursprünglich selbst gemacht hat. Bei Laborwerten kommt es genauer darauf an: Rohdaten können erfasst sein, die ärztliche Einschätzung dazu in der Regel nicht. Ein Wunsch nach „maschinenlesbarer Übertragung der kompletten Akte" landet also nicht automatisch bei diesem Recht.

Das bedeutet umgekehrt nicht, dass Anfragen dieser Art pauschal abgelehnt werden dürfen. Manche Datenbestände in einer Praxis entstehen eben doch auf Basis einer Einwilligung oder eines gesonderten Vertrags. Und dann sieht die Bewertung anders aus. Eine vorschnelle Ablehnung ist deshalb ebenso riskant wie eine vorschnelle Zusage.

Wo das Recht in der Praxis trotzdem zur Anwendung kommt

Es gibt durchaus Bereiche, in denen Praxen mit diesem Anspruch rechnen müssen. Überall dort, wo Patienten Daten in einem digitalen Angebot freiwillig selbst einbringen und die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann die Datenübertragbarkeit greifen.

Typische Fälle aus dem Praxisalltag:

• Registrierungsdaten in einem Patientenportal, die der Patient selbst eingegeben hat
• Freiwillig übermittelte Werte aus einer Gesundheits- oder Trainings-App, die an die Praxissoftware angebunden ist
• Angaben aus einem Online-Fragebogen, der ausdrücklich auf Einwilligungsbasis läuft
• Daten aus einem digitalen Terminbuchungssystem mit Nutzerkonto

Stellen Sie sich eine Physiopraxis vor, die ihren Patienten eine App zur Verfügung stellt, in der diese ihre Übungseinheiten protokollieren. Möchte ein Patient zu einem anderen Anbieter wechseln, kann er verlangen, diese selbst eingegebenen Trainingsdaten mitzunehmen. Hier liegt der Fall anders als bei der klassischen Behandlungsakte.

Bevor Sie eine solche Anfrage bearbeiten, hilft ein kurzer Realitätscheck: Stammen die Daten vom Patienten selbst (durch Eingabe oder automatische Erfassung), oder wurden sie ärztlich erhoben? Beruht die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag, und läuft sie automatisiert oder über die Papierakte? Diese drei Fragen filtern einen großen Teil der Anfragen zuverlässig vor.

Welche Voraussetzungen zusammen erfüllt sein müssen

Damit ein Anspruch tatsächlich besteht, müssen die folgenden Voraussetzungen vorliegen – wobei die letzten beiden eher den Umfang der Übertragung begrenzen, als den Anspruch komplett auszuschließen:

• Die Daten beziehen sich auf den Patienten, der die Anfrage stellt
• Die Daten wurden vom Patienten selbst bereitgestellt – dazu zählen auch automatisch erfasste Rohdaten aus der Nutzung eines Geräts oder einer App, nicht aber ärztliche Bewertungen, Diagnosen oder andere daraus abgeleitete Einschätzungen
• Die Verarbeitung beruht auf einer Einwilligung oder einem entsprechenden Vertrag – nicht auf der besonderen Erlaubnis zur Gesundheitsversorgung
• Die Daten werden in einem automatisierten System verarbeitet, nicht in einer klassischen Papierkartei
• Zusätzlich darf es sich nicht um eine Aufgabe handeln, die konkret im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung hoheitlicher Befugnisse erfolgt – dass ärztliche Versorgung allgemein dem Gemeinwohl dient, reicht dafür allein nicht aus
• Und: Die Übertragung darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen – ist das im Einzelfall doch der Fall, schränkt das in der Regel nur den Umfang der Übertragung ein, statt den ganzen Anspruch entfallen zu lassen

Besonders die Papierkartei wird häufig übersehen: Wer noch mit handschriftlichen Karteikarten arbeitet, muss sich um dieses Recht in Bezug auf diese Datensätze gar nicht kümmern, weil es ausdrücklich nur für automatisierte Verfahren gilt.

Wichtig ist außerdem die letzte Voraussetzung: Enthält ein Datensatz Angaben zu anderen Personen, etwa aus einer Familienanamnese, kann das die Übertragung einschränken. Wie genau diese Prüfung abläuft, zeigt der Abschnitt weiter unten.

Kurzer Selbstcheck für Ihre Praxis

• Wissen Sie, welche Ihrer Systeme auf Einwilligung statt auf dem Behandlungsverhältnis basieren?
• Können Sie auf Anhieb sagen, welche Daten vom Patienten stammen – ob eingegeben oder automatisch erfasst – und welche ärztlich erhoben oder bewertet wurden?
• Gibt es in Ihrer Praxis eine Person, die für die Bearbeitung solcher Anfragen zuständig ist?

Wer bei diesen drei Fragen ins Stocken gerät, sollte die Bearbeitung nicht dem Zufall überlassen, sondern die nächsten Schritte anhand einer festen Struktur durchgehen.