Sichere Daten im Homeoffice - so bringen Sie Heimarbeit und Datenschutz in Einklang

Für viele Mitarbeiter wie für Chefs ist eine Homeoffice-Regelung attraktiv. Allerdings ist die Arbeit im Homeoffice eine freiwillige Vereinbarung – weder darf der Arbeitnehmer sie einfordern, noch darf der Chef sie anordnen.

Allerdings bringt das Homeoffice einige datenschutzrechtliche Überlegungen mit sich, und auch der ausgelagerte Arbeitsplatz gehört prinzipiell zum Verantwortungsbereich des Unternehmens. Ausreichend ist auf keinen Fall, den Arbeitnehmer mit einem Laptop auszustatten und ihn damit in sein heimisches WLAN zu schicken, von wo aus er ins Firmennetzwerk surfen kann. Denn auch im Homeoffice muss ein hinreichender Schutz von personenbezogenen Daten gewährleistet sein, sofern der Mitarbeiter mit diesen im Rahmen seiner Tätigkeit zu tun hat.

Zum einen sollte das Heimbüro ein abschließbarer Raum sein. Gehört im Homeoffice Einsicht in analoge Akten zum Arbeitsalltag, müssen diese in einem abschließbaren Schrank verschwinden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Im Umkehrschluss: Irgendwo im Wohnzimmer auf dem Familienschreibtisch haben weder der Firmenlaptop noch offizielle Dokumente etwas zu suchen. Die genaue Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes regelt darüber hinaus die Arbeitsstättenverordnung. Diese klärt auch, welche Bedingungen über datenschutzrechtliche Parameter hinaus ein Arbeitsplatz erfüllen muss, um allen Vorschriften Genüge zu tun.

Im Homeoffice gilt der Arbeitsschutz uneingeschränkt

Auch das Homeoffice muss im Sinne des Arbeitsschutzes ein waschechter Arbeitsplatz sein. Bedacht werden müssen Unfallverhütungsvorschriften, Vorschriften der Berufsgenossenschaft sowie Pausenregelungen – denn auch das Homeoffice ist für die kontrollierenden Instanzen eine Einrichtung des Unternehmens. Für Kontrollen muss daher auch die Möglichkeit bestehen, dass der Arbeitgeber Zugang zum Homeoffice bekommt, wenn er dies für notwendig hält. Übrigens ist der Heimarbeiter während seiner Tätigkeit im Homeoffice auch unfallversichert – sofern das Heimbüro den Firmenstandards entspricht. Im Zweifel dürfen Betriebsrat, Arbeitsschutz-Kontrolleure oder Berufsgenossenschafts-Organe dies in Augenschein nehmen. Dem hat der Homeoffice-Nutzer auch zuzustimmen, wenn es sich um einen Arbeitsplatz in seinem Eigentum oder in der von ihm angemieteten Wohnung handelt.

Die Datenschutzmaßnahmen sollten gemeinsam definiert werden

Wie eingangs erwähnt ist das Homeoffice Resultat einer gemeinsamen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Auch die Details zum Datenschutz sollten einvernehmlich geklärt werden. Dazu gehört zum Beispiel als wichtige Maßnahme, den Online-Zugang zum Firmennetzwerk mit einem sichern Passwort zu schützen. Und um ungewollte Vermischung von privat und geschäftlich von vorneherein zu vermeiden, sollte die Heimarbeit auf einem Firmenrechner mit vorinstallierter Software erfolgen – nicht auf dem Privatlaptop oder gar dem Familienrechner des Mitarbeiters.

Umgekehrt sollte der Firmenlaptop natürlich zu Hause nicht für private IT-Tätigkeiten genutzt werden. Die Kommunikation per E-Mail sollte ausschließlich über den Firmenserver laufen und sich selbstverständlich der bewährten Verschlüsselung bedienen. Es muss ferner sichergestellt sein, dass der Firmenlaptop auch bei kurzen Abwesenheiten des Mitarbeiters per Passwort geschützt – und so weder für Familienangehörige noch Besucher zugänglich ist. Müssen im Rahmen der Tätigkeit regelmäßig Ausdrucke vorgenommen werden, sollten diese über einen separaten Firmendrucker erfolgen.

Wird der „Familiendrucker“ genutzt, muss sichergestellt sein, dass ein firmenrelevanter Druckauftrag nur nach einer Authentifizierung erfolgt. Sämtliche Dokumente, die zwischen Firma und Homeoffice hin und her bewegt werden, sind vor unzulässigem Zugriff zu schützen, idealerweise in einem abschließbaren Büromöbel. Das Konzept sollte auch beinhalten, wie der Arbeitnehmer mit Dokumenten und Unterlagen verfährt, die er abgearbeitet hat und nicht mehr mit zurück in die Firma nimmt. Hier ist die private Altpapiertonne, in der die Dokumente mit dem privaten Papiermüll gemeinsam entsorgt werden, sicherlich die schlechteste Lösung.